方城县自然资源局：纸质档案数字化建设走在全省前列

乡村振兴网南阳讯 方城县自然资源局把开展纸质档案数字化建设作为提升档案管理水平的有力抓手，成立专门机构，实行筹划、试点、建库、应用四步走，推进档案信息化管理，不断增强服务能力。据了解，现已完成纸质档案数字化建设的县级自然资源部门为数不多，该局走在了全省自然资源系统前列。

积极筹备 系统规划

以往受传统的管理手段制约，导致该局查询效率低和档案管理难度大的问题一直未能得到妥善解决。为更好的保存档案，实现档案信息共享，提升服务效果，局党组决定成立信息中心，2021年启动全系统纸质档案数字化工作。一是制定档案扫描录入方案。通过与业务股室、行政股室充分对接，了解档案资料要件构成，围绕“保存什么资料、如何保存使用”进行研讨，广泛听取意见建议。最终确定了档案扫描录入内容为建局以来各股室队所现保存的、具有保存价值的纸质档案资料，明确了先业务股室、后行政股室的工作秩序，拟定了股室档案扫描录入方案。二是做好档案数字化系统建设规划。加强与技术协作单位的对接，广泛了解建库要素条件，围绕“建什么样的系统、如何建设数据库”进行研讨，多方收集信息，充分进行调研，确定了建库所需的扫描件格式、形成的电子版资料命名形式，明确了系统框架构成、功能体现，形成了建库初步规划。三是购置扫描必备仪器。根据与股室、协作单位对接和了解的局机关业务股室使用扫描仪的情况，确定了能够满足扫描需要、适合工作开展的扫描仪型号，采购了扫描仪，为工作的开展奠定了基础。

试点先行 逐步推进

鉴于开展此项工作暂无可借鉴经验，考虑到时间与要求、效率与效果的问题，决定按照“试点先行、由点带面、总结提升、全面展开”的原则，有效有序开展工作。一是开展扫描试点。根据扫描试点计划，选取对扫描工作相对熟悉、有工作基础的股室作为先行试点。工作中，试点股室指定专人负责此项工作，根据入库条件要求，对所有档案资料按年度、类别等要素进行整理、扫描，并列出档案资料的目录清单。期间，信息中心一方面开展技术培训，指定专人分包股室，做好技术指导，并敦促股室按工作计划高质量开展扫描工作。另一方面，多次邀请技术协作单位人员，对扫描成果进行检验和指导，有效的推进了扫描工作的顺利开展。二是组织系统建库。按照建库规划，技术协作单位指定专业技术人员，编写系统程序，实施建库工作。在程序编写过程中，信息中心根据技术协作单位程序编写情况，结合实际工作需要，多次组织座谈会，对基本框架结构、模块组成进行调整完善，尽可能把系统建设的科学实用、安全可靠，具有很强的可操作性和使用性。

严格把关 建成系统

县自然资源局组建以后，如何更好地为履行“两统一”核心职责提供支撑保障，成为档案管理工作的重点和难点。原国土资源局、规划局档案信息化水平差异较大，系统结构不同，实现档案管理融合统一难度不小。而通过纸质档案数字化系统建设，实现了档案资源标准统一和质量提升、各类档案的有序管理与规范利用，为全局行政管理职能的履行起到了重要支撑作用。一是加快扫描进度。针对股室历史积累的档案资料多、扫描入库工作量大等问题，为加快工作进度，在先期试点股室取得经验的基础上，组织局机关各股室利用扫描仪、复印机、手机等同步开展扫描工作。二是严把质量关口。工作中每个股室完成扫描任务，形成初步扫描成果后，信息中心与主办股室通过三到五次反复对接，从扫描格式、扫描质量、存储形式、命名方式、成果内容等方面不断修正、完善和规范，最终扫描成果经扫描人员、股室负责人、分管领导签字后，移交信息中心。三是全面建成系统。全面做好纸质档案数字化系统建设，做到扫描建库两不误，通过与协作单位反复商讨，从框架布局、存储上传、搜索功能、浏览途径、查询效果、编辑删除和账号管理、权限设置等方面经过多次调整、修正和完善，将纸质档案数字化系统安装到系统服务器。信息中心按照工作规范，先后将移交扫描成果的股室扫描成果导入系统数据库，并进行了反复调试。同时邀请相关股室负责人和扫描人员分别对输入数据库的本股室扫描成果进行校验，对纸质档案数字化系统功能性能进行检验。根据应邀人员校验、检验情况，结合其实践运用体验效果，积极采纳合理化意见建议，又多次邀请技术协作单位对数据成果和系统及时进行完善，纸质档案数字化系统顺利完成基础功能建设，具备档案资料上传、保存、访问、查询等基本功能。

全面应用 效能提升

信息中心作为纸质档案数字化建设的具体承担单位，依托县局既有的先进网络基础环境，充分发挥人才优势、技术优势，加大资金投入，配备业务骨干，为建设数字化建设提供了有力支撑保障。一是加强对人员的技术培训。邀请协作单位对信息中心人员，进行系统使用、录入操作、运行维护等方面的培训，达到系统操作熟练、规范使用；对所有需要进行档案入库扫描的股室扫描人员进行系统的规范化扫描操作培训，提高扫描操作能力和应用能力，做到扫描成果清晰、高效、规范，适时组织开展各股室队所新档案资料扫描录入工作，并及时对完成扫描任务、达到技术要求的股室扫描成果录入数据库，实现扫描、录入一体化。二是建立自然资源数据共享体系。按照管理权限和资料密级等级，设置不同账号访问权限，加强数字化系统的实践操作和成果运用，充分发挥系统的功能和性能。三是加强档案管理。为推进档案扫描工作制度化、管理规范化，制定出台了《方城县自然资源局档案管理制度》，在明确工作职责的同时，明确档案的收集、整理、分类、存储和使用等工作，严格执行档案保密、保管制度，确保档案的完整、安全，实现数字档案的规范管理和有效使用，有效提升服务能力和水平。（王娜 郭晓峰）

责任编辑：周香慧

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